Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana ma dane zapisane w określonym układzie elektronicznym — w pliku XML. Dzięki wspólnemu formatowi systemy mogą odczytywać poszczególne informacje, zamiast przepisywać je z dokumentu.
PDF jest czytelnym obrazem faktury. Samo przygotowanie PDF-u i wysłanie go e-mailem nie oznacza wystawienia faktury w KSeF.
System nadaje przyjętej fakturze unikalny numer KSeF. To identyfikator systemowy, odrębny od numeru faktury nadanego przez sprzedawcę. Nadal prowadzisz własną numerację dokumentów.
Kogo obejmuje KSeF?
Obowiązek nie zależy wyłącznie od tego, czy rozliczasz VAT. Obejmuje co do zasady również podatników zwolnionych z VAT oraz jednoosobowe działalności gospodarcze. Trzeba jednak uwzględnić rodzaj transakcji i przewidziane wyłączenia.
Przesuń tabelę, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Kto lub jaka sytuacja | Co musisz zrobić |
|---|---|
| Prowadzisz firmę i wystawiasz faktury innym przedsiębiorcom | Co do zasady wystawiaj je w KSeF, uwzględniając wyjątki i przepisy przejściowe |
| Korzystasz ze zwolnienia z VAT | Sprawdź obowiązek na takich samych zasadach; samo zwolnienie z VAT nie wyłącza KSeF |
| Korzystasz z przejściowego ułatwienia dla najmniejszych firm w 2026 roku | Pilnuj miesięcznej sprzedaży na fakturach objętych obowiązkiem; po przekroczeniu 10 000 zł brutto wystawiasz już w KSeF |
| Wystawiasz fakturę osobie prywatnej | Możesz wystawić ją poza KSeF; korzystanie z systemu jest dobrowolne |
| Powierzasz wystawianie faktur innej osobie | Nadaj jej odpowiednie uprawnienia w KSeF |
Kogo i jakich dokumentów obowiązek nie obejmuje?
Poza fakturami konsumenckimi wyłączenia dotyczą m.in. zagranicznych podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Wyłączenie może też obejmować podatnika zagranicznego ze stałym miejscem działalności w Polsce, jeśli to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji.
Istnieją również wyłączenia dotyczące określonych procedur i dokumentów, np. niektórych biletów uznawanych za faktury. Dlatego nie każda faktura zakupowa musi pojawić się w KSeF.
Do systemu nie przesyłasz proform ani not obciążeniowych. KSeF służy do obsługi faktur, a nie całej dokumentacji firmy.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Według stanu na 2 listopada 2026 roku obowiązek wystawiania faktur wprowadzono:
- 1 lutego 2026 roku — dla podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 roku — dla pozostałych podatników, z uwzględnieniem wyłączeń i rozwiązań przejściowych.
Do końca 2026 roku możesz korzystać z ułatwienia pozwalającego wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami objętymi tym ułatwieniem nie przekracza 10 000 zł. Do limitu wchodzą faktury podlegające obowiązkowemu KSeF, a nie cała sprzedaż firmy. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje także firmy, które mieszczą się w tym limicie.
Po przekroczeniu limitu w 2026 roku wystawiasz w KSeF już fakturę, która spowodowała przekroczenie, oraz kolejne faktury objęte obowiązkiem. Spadek wartości sprzedaży w następnym miesiącu nie przywraca ułatwienia.
Odbieranie faktur to osobna kwestia. Obowiązek odbioru w KSeF obowiązuje co do zasady od 1 lutego 2026 roku, również gdy korzystasz jeszcze z odroczenia wystawiania.
Co zmienia się w codziennym fakturowaniu?
Wystawienie i numer KSeF
W zwykłym trybie online przygotowujesz dane faktury i przesyłasz je do systemu w czasie rzeczywistym. W praktyce warto kontrolować wynik wysyłki oraz nadanie numeru KSeF.
Możesz korzystać z narzędzia połączonego z systemem albo bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Nie musisz samodzielnie pisać pliku XML.
Odbiór faktur zakupowych
Wprowadź regularne sprawdzanie faktur otrzymanych w KSeF. Samo przeglądanie poczty e-mail może nie wystarczyć do zebrania dokumentów zakupowych.
Praktyczna wskazówka: ustal, kto pobiera dokumenty, kto sprawdza ich zgodność z zakupem i kto pilnuje płatności. Jeśli część faktur otrzymujesz legalnie poza systemem, uwzględnij je w tym samym obiegu dokumentów.
Uprawnienia dla innych osób
Uwierzytelnienie oznacza potwierdzenie tożsamości w systemie. Uprawnienia określają natomiast, co dana osoba może robić w imieniu firmy — np. wystawiać lub przeglądać faktury.
Jeżeli obsługę powierzasz innej osobie, nadaj jej właściwy zakres dostępu. Organizacyjnie warto ustalić również, kto zarządza uprawnieniami i sprawdza ich aktualność po zmianach współpracy.
Poprawianie błędów
Wystawionej faktury w KSeF nie edytujesz ani nie usuwasz. Błąd poprawiasz fakturą korygującą. Dlatego przed wysłaniem warto sprawdzić przede wszystkim dane nabywcy, opis sprzedaży i kwoty.
Co z fakturą dla konsumenta?
Fakturę dla osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, możesz wystawić poza KSeF. Możesz też zrobić to w systemie dobrowolnie.
Jeśli wystawisz taką fakturę w KSeF, przekaż ją klientowi w uzgodniony sposób.
Brak internetu, niedostępność i awaria KSeF
Problem z twoim połączeniem internetowym oraz awaria ogłoszona przez MF oznaczają różne procedury. Poniższe terminy przedstawiają podstawowe zasady obowiązujące w 2026 roku.
Przesuń tabelę, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Sytuacja | Podstawowa zasada |
|---|---|
| Offline24, np. przy braku internetu | Wystawiasz fakturę elektroniczną według wymaganego wzoru i przesyłasz ją niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu |
| Ogłoszona niedostępność KSeF, np. prace serwisowe | Przesyłasz fakturę najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności |
| Ogłoszona awaria KSeF | Przesyłasz fakturę najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| Awaria całkowita ogłoszona w środkach społecznego przekazu | Wystawiasz fakturę papierową lub elektroniczną; nie dosyłasz jej później do KSeF |
W trybach offline i awaryjnym obowiązują także zasady przekazywania dokumentu nabywcy oraz stosowania kodów QR. W odpowiednich przypadkach potrzebujesz wcześniej pobranego certyfikatu KSeF typu 2, który umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy.
Praktyczna wskazówka: przygotuj procedurę przed problemem technicznym. Ustal, kto sprawdza komunikaty MF, kto pilnuje dosłania faktur i czy używane narzędzie obsługuje potrzebny tryb. Kolejne awarie mogą zmieniać podstawowy termin wysyłki.
Jakie kary przewidziano?
Według informacji MF sprawdzonych 2 listopada 2026 roku szczególne kary pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF dotyczą naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku.
Przewidziana kara może wynieść do 100% VAT wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7% należności ogółem. Są to górne granice sankcji, a nie stała opłata za każdy błąd.
Wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku nie zwalnia z rozliczenia podatku od sprzedaży.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy firma zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Co do zasady tak, jeśli wystawia faktury objęte obowiązkiem. Zwolnienie z VAT samo w sobie nie zwalnia z KSeF. Znaczenie mają wyłączenia i przepisy przejściowe.
Czy numer KSeF zastępuje mój numer faktury?
Nie. Numer KSeF jest odrębnym identyfikatorem nadanym przez system. Zachowujesz również numer faktury wynikający z własnej numeracji.
Czy muszę kupić program do obsługi KSeF?
Nie ma takiej konieczności. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia. Przy wyborze sposobu pracy uwzględnij liczbę dokumentów, potrzebne tryby wystawiania i organizację księgowości.
Czy mogę usunąć omyłkowo wystawioną fakturę?
Nie możesz usunąć wystawionej faktury z KSeF. Błędy poprawiasz fakturą korygującą.
Czy offline24 oznacza dobę na wysłanie faktury?
Termin określono jako następny dzień roboczy po wystawieniu, a nie jako 24 godziny. Fakturę należy przesłać niezwłocznie, z zachowaniem tego terminu.