Zamknięcie działalności gospodarczej: krok po kroku

Zamknięcie JDG — kolejność i terminy

JDG to jednoosobowa działalność gospodarcza. Poniższa procedura dotyczy firmy osoby fizycznej wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG.

Nie traktuj tabeli jako listy czynności wykonywanych dopiero po wykreśleniu. Spisy przygotowujesz na dzień likwidacji, a część rozliczeń wykonujesz później.

To podstawowe terminy. Przy płatności składek ZUS termin przypadający w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przesuwa się na następny dzień roboczy.

1. Ustal faktyczny dzień zakończenia

We wniosku podaj datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności. Nie zastępuj jej datą wysłania formularza.

Praktyczna wskazówka: przed przygotowaniem zgłoszeń zestaw ostatnią sprzedaż, zakupy, towary, wyposażenie i środki trwałe, czyli składniki majątku używane w firmie przez dłuższy czas. Ułatwi ci to sporządzenie spisów i sprawdzenie końcowych rozliczeń.

Jeżeli planujesz przerwę, sprawdź zasady zawieszenia działalności. Informacje o samej formie prowadzenia firmy znajdziesz w poradniku o jednoosobowej działalności gospodarczej.

2. Złóż CEIDG-1 o wykreślenie

W formularzu CEIDG-1 wybierz wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy. Możesz złożyć go elektronicznie, osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo listownie. Przy wysyłce pocztowej podpis wymaga notarialnego poświadczenia.

Informacja o zakończeniu działalności trafia automatycznie między innymi do urzędu skarbowego i ZUS. Nie oznacza to jednak wykonania wszystkich obowiązków wobec tych instytucji.

Zachowaj potwierdzenie złożenia wniosku jako element dokumentacji zamknięcia.

3. Przygotuj osobno dokumenty dla PIT i VAT

PIT to podatek dochodowy od osób fizycznych. Spisy służące rozliczeniu PIT i VAT mają różny zakres.

Remanent w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Jeżeli rozliczasz działalność na skali lub podatkiem liniowym i prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli KPiR, przygotuj spis z natury oraz wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji.

Spis obejmuje między innymi towary i materiały. Powinien stanowić ostatni wpis w KPiR, również gdy jego wartość jest zerowa. Na wycenę masz maksymalnie 14 dni od zakończenia sporządzania spisu. Nie przekazujesz go automatycznie do urzędu skarbowego.

Zasady prowadzenia księgi wyjaśnia poradnik o KPiR.

Ryczałt: wykaz składników majątku

Jeżeli likwidujesz działalność opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych i prowadzisz ewidencję przychodów, sporządzasz wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji. Wykazu nie przekazujesz do urzędu skarbowego.

Spis dla VAT i podatek od pozostałych towarów

Jako czynny podatnik VAT sprawdź obowiązek sporządzenia spisu likwidacyjnego na podstawie art. 14 ustawy o VAT. Nie uwzględniasz w nim towarów, przy których nie przysługiwało ci prawo do odliczenia.

VAT należny wynikający ze spisu wykazujesz w ostatnim rozliczeniu. Przy środkach trwałych sprawdź także obowiązek korekty wcześniej odliczonego podatku.

Według przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2026 r. brak towarów nie oznacza pominięcia informacji o spisie: urząd informujesz również o zerowej wartości towarów objętych spisem. Od 1 stycznia 2027 r., według ustawy z Dziennika Ustaw 2026 r., poz. 1270 (art. 1 pkt 3), nie składasz osobnej informacji o spisie: kwotę podatku należnego wynikającą ze spisu wykazujesz w deklaracji za okres obejmujący dzień zaprzestania czynności.

4. Złóż VAT-Z

Według przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2026 r., jeżeli zaprzestajesz wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, zgłoś to naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu VAT-Z. Termin wynosi 7 dni od zaprzestania tych czynności.

Zgłoszenie jest podstawą wykreślenia z rejestru podatników VAT.

Zmiana od 1 stycznia 2027 r. Ustawa z 4 września 2026 r. (Dziennik Ustaw 2026 r., poz. 1270) dodaje do art. 96 ustawy o VAT ust. 6a i 6b. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek zgłoszenia zaprzestania działalności nie dotyczy podatnika wpisanego do CEIDG, który złożył wniosek o wykreślenie z tej ewidencji, pod warunkiem że nie prowadzi innej działalności opodatkowanej. Złożenie takiego wniosku jest wtedy dla naczelnika urzędu skarbowego podstawą do wykreślenia z rejestru VAT. Przy zamknięciu na przełomie lat 2026 i 2027 sprawdź aktualne brzmienie art. 96.

VAT-Z dotyczy zakończenia czynności opodatkowanych. Zasady zgłoszenia rejestracyjnego opisuje osobny poradnik o VAT-R.

5. Dopilnuj wyrejestrowania z ZUS

ZUS wyrejestruje cię jako płatnika składek na podstawie danych z CEIDG. Osobno trzeba dopilnować wyrejestrowania osób z ubezpieczeń.

Służy do tego ZUS ZWUA — formularz wyrejestrowania z ubezpieczeń. Obejmuje ciebie oraz pozostałe osoby, którym ustał tytuł do ubezpieczeń, w tym pracowników. Członków rodzin wyrejestrowujesz na ZUS ZCNA, formularzu dotyczącym danych członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dokumenty możesz przekazać również za pośrednictwem CEIDG. Nie utożsamiaj jednak wyrejestrowania płatnika z wyrejestrowaniem każdej zgłoszonej osoby.

6. Zakończ używanie kasy fiskalnej

Jeżeli używasz kasy, zaplanuj zakończenie jej pracy z serwisantem. W zwykłym trybie procedura obejmuje odczyt pamięci fiskalnej, raport rozliczeniowy i protokół.

Protokół wraz z odpowiednim raportem przekazujesz naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 5 dni od sporządzenia dokumentów. Dołączasz wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji.

Przy kasie online musisz też zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrznym nośniku. Gdy odczyt pamięci fiskalnej jest niemożliwy, obowiązuje odrębna procedura z udziałem serwisu głównego — nie stosuj wtedy automatycznie terminu z tabeli.

Od 1 stycznia 2027 r. niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy kończy się karą pieniężną 300 zł, nakładaną decyzją naczelnika urzędu skarbowego (art. 111 ust. 6kb ustawy o VAT, dodany ustawą z Dziennika Ustaw 2026 r., poz. 1270).

Jeżeli ulga na zakup kasy została odliczona od podatku albo kwota wydana na zakup kasy została ci zwrócona, a pracę kasy kończysz w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, musisz zwrócić tę kwotę. Czynny podatnik VAT dokonuje zwrotu do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot.

7. Zakończ rozliczenia miesięczne i roczne

Wykreślenie firmy nie zastępuje końcowych deklaracji i płatności.

• VAT: przygotuj ostatni JPK_V7. Uwzględnij rozliczenie spisu. Różnicę między rozliczeniem miesięcznym a kwartalnym wyjaśnia poradnik o JPK.
• PIT: przy miesięcznych rozliczeniach ostatnią zaliczkę albo ryczałt wpłacasz do 20. dnia miesiąca po miesiącu likwidacji; przy kwartalnych — do 20. dnia miesiąca po kwartale likwidacji.
• Składki: opłać ostatnie należne składki, w tym zdrowotną, i przygotuj wymagane dokumenty rozliczeniowe.
• Rozliczenie roczne: zamknięcie nie zastępuje rocznego zeznania podatkowego ani rocznego rozliczenia zdrowotnego.

Przy zamknięciu w 2026 r. zeznanie PIT za ten rok składasz od 15 lutego do 30 kwietnia 2027 r. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy przedsiębiorcy rozliczającego się na skali, podatkiem liniowym albo ryczałtem; przekazujesz je także po zakończeniu działalności. Najbliższy termin dotyczący rozliczenia za 2026 r. to 20 maja 2027 r.

8. Zachowaj dokumenty i sprawdź pozostałe zobowiązania

Nie niszcz dokumentacji po otrzymaniu potwierdzenia wykreślenia. Spis dla PIT przechowujesz do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dla dokumentów inwentaryzacyjnych i remanentu likwidacyjnego urzędowy poradnik wskazuje 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie traktuj tego jako jednego terminu dla całej dokumentacji firmy: poradnik MF podaje inne punkty początkowe dla innych dokumentów, na przykład dla ewidencji i rejestrów prowadzonych dla celów podatkowych liczy 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Zamknięcie JDG nie usuwa zobowiązań podatkowych: według art. 26 Ordynacji podatkowej podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające z nich podatki. Praktyczna wskazówka: przygotuj listę niezapłaconych faktur, należności oraz umów wymagających zakończenia.