Faktura bez VAT: kto może ją wystawić i co wpisać

Stan prawny: 5 listopada 2026 r.

Jak nazywa się faktura bez VAT według ustawy?

Ustawa posługuje się nazwą „faktura”. Określenie „faktura bez VAT” opisuje tutaj fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT.

Najpierw ustal podstawę zwolnienia:

• Art. 113 ust. 1 lub 9 dotyczy zwolnienia związanego z wartością sprzedaży, nazywanego podmiotowym.
• Art. 43 ust. 1 przewiduje zwolnienia określonych czynności, nazywane przedmiotowymi.

Nie wybieraj podstawy zwolnienia wyłącznie po nazwie dokumentu. Warunki korzystania ze zwolnienia sprawdzisz w poradniku o zwolnieniu z VAT.

Jakie dane wpisać na fakturze bez VAT?

Punktem wyjścia jest art. 106e ustawy. Przy fakturze dokumentującej sprzedaż zwolnioną, wystawianej na żądanie na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2, art. 106e ust. 4 pkt 3 wyłącza dane dotyczące stawki podatku, podsumowania sprzedaży według stawek i kwoty podatku.

Dalsze uproszczenia przewiduje § 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, które określa przypadki, w których faktura może zawierać węższy zakres danych niż art. 106e. Zakres z § 3 stosujesz więc jako dopuszczone uproszczenie. Nie ma jednego skróconego wykazu danych dla wszystkich zwolnień.

Poniższa tabela przedstawia zakres danych z § 3 pkt 1 i 3 rozporządzenia, z uwzględnieniem zmiany obowiązującej od 1 lutego 2026 r.

Numer identyfikacji podatkowej to NIP. W przypadku nabywcy niezarejestrowanego na potrzeby VAT, który jest podatnikiem albo osobą prawną niebędącą podatnikiem, wpisujesz jego NIP, jeżeli go posiada. Przy nabywcy korzystającym ze szczególnego zwolnienia z art. 113a ust. 1 rozporządzenie przewiduje jego indywidualny numer identyfikacyjny.

Wymóg dotyczący numeru sprzedawcy obejmuje faktury ustrukturyzowane oraz faktury z art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 — wystawiane odpowiednio w trybie offline24, podczas awarii albo niedostępności systemu. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Osobny zakres danych dla części usług

Dla usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 § 3 pkt 2 rozporządzenia przewiduje osobny wykaz:

• datę wystawienia;
• kolejny numer;
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy;
• nazwę usługi;
• kwotę, której dotyczy dokument.

Nie przenoś tego wykazu na inne zwolnienia. Pełne zasady ogólne opisuje poradnik jakie dane musi zawierać faktura VAT.

Kiedy trzeba wskazać podstawę zwolnienia?

Ogólna zasada wynika z art. 106e ust. 1 pkt 19, a nie z punktu dotyczącego stawki podatku. Przepis wymaga wskazania podstawy prawnej zwolnienia: odpowiedniego przepisu ustawy, aktu wykonawczego, dyrektywy albo innej podstawy prawnej.

Przy zwolnieniu z art. 43 wskaż konkretny przepis właściwy dla sprzedawanego towaru lub usługi.

Uwzględnij jednak uproszczenia:

• przy zwolnieniu z art. 113 ust. 1 lub 9, jeśli korzystasz z zakresu danych określonego w § 3 pkt 3 rozporządzenia, podstawa zwolnienia nie jest obowiązkowym polem;
• przy zwolnieniach z art. 43 ust. 1 pkt 2–6 i 8–36 zakres z § 3 pkt 1 obejmuje podstawę prawną;
• przy usługach z art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 odrębny wykaz z § 3 pkt 2 nie obejmuje podstawy zwolnienia.

Praktyczna wskazówka: ustal właściwy przepis przed uzupełnianiem dokumentu. Dzięki temu dobierzesz zarówno podstawę zwolnienia, jak i odpowiedni zakres danych.

Kiedy musisz wystawić fakturę, także na żądanie?

Zgodnie z art. 106b ust. 2 przy sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1 lub art. 113 ust. 1 i 9 nie masz ogólnego obowiązku wystawiania faktury. Możesz jednak wystawić ją dobrowolnie.

Obowiązek powstaje na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, liczonych od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Ta reguła uwzględnia odrębność rolnika ryczałtowego: art. 117 pkt 1 zwalnia go z wystawiania faktur przy dostawie produktów rolnych w zakresie prowadzonej działalności rolniczej. Art. 118 rozszerza stosowanie tych zasad na usługi rolnicze świadczone na rzecz podatników rozliczających VAT. Od 1 stycznia 2027 r. (ustawa z 4 września 2026 r., Dziennik Ustaw 2026 r., poz. 1270) dotychczasowa treść art. 117 stanie się jego ust. 1, a art. 106b ust. 3 pkt 2 będzie odsyłać do art. 117 ust. 1 pkt 1. Dodane wtedy ust. 2-4 dotyczą zwolnienia z prowadzenia ewidencji (ust. 1 pkt 2), a nie zwolnienia z wystawiania faktur.

Ile masz czasu po otrzymaniu żądania?

Art. 106i ust. 6 rozróżnia dwa przypadki:

Nie myl okresu na zgłoszenie żądania z czasem na wystawienie dokumentu. Trzy miesiące dotyczą działania nabywcy.

Czy fakturę bez VAT trzeba wystawić w KSeF?

Zwolnienie z VAT nie jest samodzielnym wyłączeniem z obowiązkowego KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że system obejmuje podatników zwolnionych zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo.

Dla podatników zwolnionych podmiotowo zasadniczy termin wejścia w obowiązek — 1 kwietnia 2026 r. — już minął. Do 31 grudnia 2026 r. działa jednak rozwiązanie przejściowe: możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli wartość sprzedaży objętej tym ułatwieniem, udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł wraz z podatkiem w 2026 roku. Po przekroczeniu obowiązek obejmuje już fakturę przekraczającą limit.

Najbliższą zmianą jest 1 stycznia 2027 r., kiedy kończy się to ułatwienie dla najmniejszych wystawców. Nadal trzeba uwzględniać odrębne wyłączenia z systemu. Przykładowo faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkowym KSeF.

KSeF nie usuwa zasady, że przy sprzedaży zwolnionej obowiązek wystawienia faktury powstaje na żądanie nabywcy. Gdy wystawiasz dokument, osobno ustalasz, czy powinien powstać w systemie.

Szczegóły terminów i wyłączeń znajdziesz w poradniku od kiedy KSeF jest obowiązkowy, a sposób działania systemu w wyjaśnieniu czym jest KSeF.

Co grozi za wykazanie VAT przez pomyłkę?

Art. 108 ust. 1 przewiduje obowiązek zapłaty podatku wykazanego na wystawionej fakturze. Samo korzystanie ze zwolnienia nie pozwala zignorować omyłkowo wpisanej kwoty VAT.

Jeżeli stwierdzisz pomyłkę w pozycji faktury, art. 106j przewiduje wystawienie faktury korygującej. Zasady dokumentowania poprawki opisuje poradnik o fakturze korygującej.

Typowe błędy przy wystawianiu faktury bez VAT

Przed wystawieniem sprawdź, czy nie popełniasz jednego z tych błędów:

• Stosowanie jednego wykazu danych do wszystkich zwolnień. Rozporządzenie rozróżnia podstawy zwolnienia.
• Pomijanie podstawy prawnej tam, gdzie jest wymagana. Przy art. 43 ust. 1 pkt 2–6 i 8–36 uproszczony zakres danych nadal ją obejmuje.
• Korzystanie ze starego wykazu bez danych identyfikacyjnych. Zmiana obowiązująca od lutego 2026 r. uzupełniła zakres danych.
• Liczenie trzech miesięcy od dnia sprzedaży. Ustawa nakazuje liczyć okres na żądanie od końca właściwego miesiąca.
• Uznanie zwolnienia z VAT za zwolnienie z KSeF. To dwa osobne zagadnienia.