Faktura zaliczkowa: kiedy ją wystawić i jak rozliczyć

Stan prawny: 5 listopada 2026 r. Poniższe zasady dotyczą przede wszystkim zwykłej sprzedaży krajowej.

Kiedy wystawiasz fakturę zaliczkową

Zaliczka to część zapłaty otrzymana przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Faktura zaliczkowa dokumentuje taką wpłatę, także gdy przed sprzedażą otrzymujesz całą należność.

Obowiązek wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Przy zwykłej opodatkowanej sprzedaży na rzecz innego podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem nie musisz czekać na prośbę o fakturę.

Ustawowe wyłączenia tego obowiązku obejmują:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, czyli dostawę rozliczaną na zasadach właściwych dla sprzedaży towarów między państwami Unii Europejskiej;
• czynności objęte art. 19a ust. 5 pkt 4 — należą do nich między innymi najem, leasing i usługi telekomunikacyjne; to przykłady, nie pełna lista;
• dostawy objęte art. 19a ust. 1b, dotyczące szczególnego rozliczania dostaw ułatwianych przez interfejs elektroniczny.

Dla tych transakcji nie stosuj automatycznie zasad opisanych dla zwykłej zaliczki.

Jaki jest termin wystawienia

Zgodnie z art. 106i ust. 2 fakturę wystawiasz najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty.

To termin wystawienia dokumentu. Nie oznacza, że dopiero wtedy powstaje obowiązek rozliczenia VAT.

Zaliczka i sprzedaż w tym samym miesiącu

Art. 106b ust. 1a pozwala nie wystawiać osobnej faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymujesz w tym samym miesiącu, w którym dokonujesz czynności objętej tą zapłatą.

Warunek czasowy nie wystarcza: zgodnie z ust. 1b uproszczenie nie dotyczy przypadków, dla których terminy wystawienia faktury określa art. 106i ust. 3–8. W tej grupie mieszczą się między innymi określone usługi budowlane oraz dostawy i druk określonych wydawnictw. To wybór przykładów; pełną granicę wyłączenia wyznacza wskazany przepis.

Jeżeli korzystasz z uproszczenia, na fakturze wystawionej po dostawie lub wykonaniu usługi podajesz datę sprzedaży i datę otrzymania zapłaty, jeżeli są określone i różnią się od daty wystawienia dokumentu. Wynika to z art. 106e ust. 1a.

Kiedy rozliczasz VAT od zaliczki

Przy zwykłej opodatkowanej sprzedaży obowiązek podatkowy, czyli moment, do którego przypisujesz należny VAT, powstaje z chwilą otrzymania zaliczki i tylko od otrzymanej kwoty. Podstawą jest art. 19a ust. 8.

Przepis wyłącza dostawy objęte art. 19a ust. 1b oraz dostawy i usługi objęte art. 19a ust. 5 pkt 4. Nie przenoś więc tej reguły na każdą przedpłatę.

Możliwość pominięcia osobnej faktury przy zaliczce i sprzedaży w tym samym miesiącu dotyczy dokumentowania transakcji. Nie zmienia momentu powstania obowiązku podatkowego od zaliczki.

Co zawiera faktura zaliczkowa

Art. 106f wymaga przede wszystkim:

• danych identyfikacyjnych faktury i stron transakcji, w tym daty wystawienia, numeru oraz właściwych numerów podatkowych;
• daty otrzymania zapłaty, jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia;
• otrzymanej kwoty zapłaty;
• kwoty VAT obliczonej od otrzymanej zapłaty;
• danych zamówienia lub umowy, w szczególności rodzaju towaru lub usługi, ilości zamówionych towarów, wartości netto, stawek i kwot podatku oraz wartości brutto.

Netto oznacza wartość bez VAT, a brutto — wartość razem z tym podatkiem. Dodatkowe oznaczenia zależne od rodzaju transakcji stosujesz odpowiednio.

Podstawowe dane dokumentu opisuje poradnik o fakturze VAT. W zaliczce zwróć szczególną uwagę na rozróżnienie wartości całego zamówienia i kwoty faktycznie otrzymanej wpłaty.

Jak rozliczyć zaliczkę fakturą końcową

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawiasz fakturę rozliczającą, nazywaną końcową.

Na podstawie art. 106f ust. 3 pomniejszasz wartość rozliczanej sprzedaży o wcześniej otrzymane części zapłaty, a VAT — o podatek wykazany na fakturach zaliczkowych. Podajesz także numery wcześniejszych faktur nadane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a dla dokumentów wystawionych poza systemem — numery tych faktur.

Przy zwykłej sprzedaży termin faktury końcowej wynika z art. 106i ust. 1: zasadniczo jest to 15. dzień miesiąca po miesiącu dostawy lub wykonania usługi. Przepis przewiduje również terminy szczególne.

Przykład rozliczenia w 2026 roku

Założenia: sprzedaż krajowa w 2026 roku, opodatkowana stawką VAT 23%, bez procedur szczególnych, zmiany ceny i korekt. Wartość zamówienia wynosi 10 000 zł netto. Przed dostawą otrzymano zaliczkę 4 920 zł brutto, udokumentowaną fakturą zaliczkową.

Kwoty poniżej są przykładem obliczeniowym, a nie ustawowymi limitami.

1. VAT od całego zamówienia: 10 000 zł × 23% = 2 300 zł.
2. Wartość brutto zamówienia: 10 000 zł + 2 300 zł = 12 300 zł.
3. VAT zawarty w zaliczce: 4 920 zł × 23 ÷ 123 = 920 zł.
4. Wartość netto zaliczki: 4 920 zł − 920 zł = 4 000 zł.
5. Na fakturze końcowej pozostaje netto: 10 000 zł − 4 000 zł = 6 000 zł.
6. Pozostały VAT: 2 300 zł − 920 zł = 1 380 zł.
7. Pozostała należność brutto: 12 300 zł − 4 920 zł = 7 380 zł.

Nie wykazuj ponownie całego podatku jako VAT pozostałego do rozliczenia. W przykładzie faktura końcowa rozlicza 1 380 zł VAT, ponieważ 920 zł przypadało już na zaliczkę.

Kilka zaliczek i pełna zapłata

Przy kilku fakturach zaliczkowych na fakturze końcowej uwzględniasz wszystkie rozliczane wpłaty oraz sumę wykazanego na nich VAT.

Jeżeli kilka faktur zaliczkowych obejmuje łącznie całą zapłatę, art. 106f ust. 4 wymaga, aby ostatnia zawierała numery KSeF poprzednich faktur, a dla dokumentów spoza systemu — ich numery.

Gdy cała należność jest udokumentowana fakturą lub fakturami zaliczkowymi, nie masz obowiązku wystawienia faktury końcowej. Ministerstwo Finansów (MF) dopuszcza dobrowolną fakturę końcową „zerową”, ale nie jest ona kolejnym naliczeniem podatku od całej sprzedaży.

Praktyczna wskazówka: przed zamknięciem zamówienia zestaw wpłaty z fakturami zaliczkowymi. Sprawdź oddzielnie sumę brutto, netto i VAT.

Faktura zaliczkowa w KSeF — oznaczenia FA(3)

KSeF obsługuje faktury ustrukturyzowane — dokumenty zapisane w określonym formacie danych. FA(3) to struktura określająca ich pola.

Według podręcznika MF:

• faktura zaliczkowa ma w polu RodzajFaktury oznaczenie ZAL;
• faktura rozliczająca ma oznaczenie ROZ;
• zaliczkowa zawiera element Zamowienie, a pomija FaWiersz;
• faktura rozliczająca zawiera FaWiersz z pełnymi wartościami przedmiotu transakcji, natomiast jej podsumowanie uwzględnia odjęcie zaliczek.

Powiązanie z wcześniejszymi dokumentami zapisujesz w elemencie FakturaZaliczkowa. Dla zaliczki wystawionej w KSeF podajesz NrKSeFFaZaliczkowej. Dla faktury spoza systemu podajesz NrKSeFZN z wartością 1 oraz jej numer w NrFaZaliczkowej.

Podstawy działania systemu znajdziesz w poradniku KSeF, a zakres obowiązku i terminy — w tekście od kiedy KSeF jest obowiązkowy.

Czy przy zwolnieniu z VAT wystawiasz fakturę zaliczkową

Przy sprzedaży zwolnionej na podstawach wskazanych w art. 106b ust. 2 nie masz ogólnego obowiązku wystawiania faktury. Sam wpływ przedpłaty nie oznacza więc automatycznie obowiązku wystawienia dokumentu.

Obowiązek może jednak powstać na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca otrzymania zapłaty. Zasada wystawiania faktur na żądanie ma własne wyłączenia w art. 106b ust. 3; obejmują one między innymi wskazane wcześniej szczególne czynności oraz szczególne zasady dotyczące rolników ryczałtowych.

Zwolnienia nie traktuj jako stawki podatku. Warunki korzystania z niego opisuje poradnik o zwolnieniu z VAT.

Zwrot zaliczki i zmiany dotyczące eksportu

Jeżeli po wystawieniu faktury zwracasz nabywcy całość lub część zaliczki, wystawiasz fakturę korygującą. Podstawą jest art. 106j ust. 1 pkt 4. Zasady dokumentu i jego rozliczenia opisuje poradnik o fakturze korygującej.

Jeśli otrzymujesz zaliczki na eksport towarów, uwzględnij ustawę z 8 października 2026 r. o zmianie ustawy o VAT (Dziennik Ustaw 2026 r., poz. 1446, ogłoszona 3 listopada 2026 r.). Od 18 listopada 2026 r. zmienia ona zasady dowodów potwierdzających wywóz, także w art. 41 ust. 9a, który dotyczy stawki 0% od zapłaty otrzymanej przed eksportem. Dopuszcza między innymi określone dokumenty przewoźnika lub spedytora potwierdzające dostarczenie towarów poza Unię Europejską.

Przepis przejściowy (art. 3 ust. 2 ustawy) obejmuje zapłatę otrzymaną przed wejściem nowelizacji w życie, jeżeli wywóz nastąpi najwcześniej w dniu jej wejścia w życie; w tym przypadku znaczenie ma data wywozu, a nie data wystawienia faktury zaliczkowej. Dla eksportu, dla którego termin złożenia deklaracji nie upłynął przed tym dniem, nowe zasady dotyczące dowodów stosuje się według art. 3 ust. 1.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy możesz wystawić fakturę zaliczkową przed wpłatą?

Tak. Art. 106i ust. 7 pkt 2 pozwala wystawić ją nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. To możliwość wcześniejszego dokumentowania, a nie przesunięcie momentu otrzymania zaliczki.

Czy pełna przedpłata oznacza konieczność wystawienia dwóch faktur?

Nie. Jeżeli przed sprzedażą otrzymujesz całą należność i dokumentujesz ją fakturą zaliczkową, nie masz obowiązku wystawiania później faktury końcowej.

Czy faktura końcowa może obejmować zaliczki wystawione poza KSeF?

Tak. Art. 106f ust. 3 przewiduje wskazanie numerów wcześniejszych faktur innych niż ustrukturyzowane. W FA(3) służą temu pola identyfikujące fakturę zaliczkową wystawioną poza systemem.

Czy jedna faktura może dokumentować kilka wpłat?

Tak. Podręcznik MF przewiduje w FA(3) element ZaliczkaCzesciowa dla faktury dokumentującej więcej niż jedną zaliczkę; może on wystąpić w strukturze maksymalnie 31 razy. Termin wystawienia faktury dokumentującej daną wpłatę wynika z art. 106i ust. 2.