Koszty uzyskania przychodu: co można zaliczyć

Czym są koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodów to pojęcie z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli ustawy o PIT. Zgodnie z art. 22 ust. 1 liczy się cel poniesienia wydatku: uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła. Jednocześnie trzeba uwzględnić wyłączenia z art. 23.

Sam zakup „na firmę” nie przesądza więc o prawie do kosztu. Faktura dokumentuje transakcję, ale nie zastępuje uzasadnienia jej związku z działalnością.

Jeżeli rozliczasz firmę według skali podatkowej albo podatkiem liniowym, koszty uczestniczą w ustalaniu dochodu. Podstawową zależność można zapisać tak:

przychód − koszty uzyskania przychodów = dochód

Koszt odejmujesz zatem od przychodu przy ustalaniu dochodu, a nie bezpośrednio od podatku. Więcej o tych zasadach przeczytasz w poradniku o podatku dochodowym w firmie.

Forma zarobkowania a sposób ustalania kosztów

Na ryczałcie ponoszenie wydatków firmowych nie daje prawa do odjęcia ich od przychodu. Nie zmienia tego posiadanie faktury.

Test przed zaliczeniem wydatku do kosztów firmy

Poniższa lista to praktyczny sposób uporządkowania oceny wydatku.

1. Ustal cel zakupu. Opisz, jak wydatek służy przychodom albo zachowaniu lub zabezpieczeniu działalności.
2. Oddziel cel firmowy od prywatnego. Nie uzasadniaj osobistego zakupu wyłącznie tym, że prowadzisz firmę.
3. Sprawdź wyłączenia. Zweryfikuj art. 23 ustawy o PIT oraz przepisy szczególne dotyczące danego wydatku.
4. Dobierz właściwy dokument. Sprawdź, czy faktura, rachunek lub inny dopuszczony dowód potwierdza rzeczywiste zdarzenie.
5. Sprawdź sposób zapłaty. Przy określonych transakcjach płatność poza rachunkiem lub na niewłaściwy rachunek może wyłączyć koszt.
6. Ustal moment rozliczenia. Związek wydatku z firmą nie oznacza jeszcze, że całą kwotę rozliczysz od razu.
7. Ujmij koszt we właściwej ewidencji. Zachowaj powiązanie zapisu z dokumentem.

Pomocna wskazówka organizacyjna: do mniej oczywistych zakupów dopisz krótkie wyjaśnienie ich zastosowania w działalności. Taki opis ułatwia późniejsze odtworzenie okoliczności, ale sam nie tworzy prawa do kosztu.

Jakie wydatki firmowe mogą być kosztem

Urzędowe objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymieniają między innymi:

• zakup materiałów i towarów handlowych;
• czynsz za lokal;
• opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę i ogrzewanie;
• opłaty za telefon;
• wydatki dotyczące remontów.

To przykłady, a nie lista zakupów automatycznie dopuszczonych do kosztów. Przy każdym z nich nadal oceniasz cel, dokumentację, wyłączenia oraz sposób i moment rozliczenia.

Przy opłatach obejmujących zarówno działalność, jak i użytek prywatny rozporządzenie dotyczące księgi przewiduje dokumentowanie części przypadającej na działalność. Dotyczy to wskazanych w nim opłat za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie. Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość opłat.

Czego nie zaliczysz do kosztów: wybrane wyłączenia

Art. 23 ustawy o PIT zawiera obszerny katalog wyłączeń. Poniżej znajdziesz wyłącznie wybrane pozycje.

Koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów podatkowych. Przepis wymienia w szczególności reprezentacyjne wydatki na usługi gastronomiczne, żywność i napoje, w tym alkoholowe. Nie oznacza to automatycznego wyłączenia każdego zakupu żywności — znaczenie ma jego reprezentacyjny charakter.

Grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym oraz w sprawach o wykroczenia nie są kosztem. Wyłączenie obejmuje również odsetki od tych grzywien i kar. Nie należy rozszerzać tej zasady na każdą należność nazwaną „karą”.

Jak dokumentować koszty i wpisywać je do księgi

Jeżeli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli ewidencję służącą ustalaniu przychodów, kosztów i dochodu, zapis musi mieć podstawę w dowodzie księgowym.

Rozporządzenie dopuszcza faktury, rachunki, dokumenty celne oraz inne dowody wskazane w jego przepisach. Dowód wewnętrzny nie jest uniwersalnym zamiennikiem brakującej faktury — można go zastosować do określonych rodzajów wydatków, na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu.

Praktycznie zadbaj o trzy elementy: dokument zakupu, uzasadnienie związku z działalnością oraz możliwość odnalezienia odpowiadającego mu zapisu. Sposób prowadzenia ewidencji opisuje poradnik o księdze przychodów i rozchodów.

Kiedy zaliczyć wydatek do kosztów

Nie przenoś jednego sposobu rozliczania kosztów na każdą firmę.

Przy rozliczeniu według zasad właściwych dla ksiąg rachunkowych:

• koszt bezpośredni, związany z konkretnym przychodem, zasadniczo przyporządkowujesz do roku tego przychodu;
• koszt pośredni, czyli inny niż bezpośrednio związany z przychodem, zasadniczo rozliczasz w dacie poniesienia. Jeżeli obejmuje okres przekraczający rok podatkowy i nie można przypisać części do poszczególnych lat, dzielisz go proporcjonalnie do długości okresu.

Ustawa pozwala stosować te zasady także przy księdze przychodów i rozchodów, pod warunkiem stałego prowadzenia jej w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów dotyczących danego roku.

Poza tymi przypadkami koszty potrącasz co do zasady w roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4). Jeżeli w danym roku stosujesz metodę kasową z art. 14c ustawy o PIT, koszty z transakcji z innym przedsiębiorcą, z wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych, potrącasz w roku, w którym uregulowano zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu (art. 22 ust. 4a). Warunki wyboru tej metody określa art. 14c ust. 1.

To skrót zasad ogólnych. Koszty bezpośrednie poniesione po zakończeniu roku oraz szczególne kategorie wydatków wymagają sprawdzenia odrębnych przepisów.

Płatności ponad 15 000 zł i biała lista VAT

W 2026 roku przy transakcji między przedsiębiorcami o jednorazowej wartości przekraczającej 15 000 zł płatność powinna przejść przez rachunek płatniczy. Liczy się wartość transakcji, niezależnie od liczby płatności. Część zapłacona poza rachunkiem podlega wyłączeniu z kosztów.

Przy fakturach wystawionych do końca 2026 roku obowiązują dwa dodatkowe ograniczenia. Pierwsze dotyczy przelewu na rachunek spoza białej listy podatników podatku od towarów i usług, czyli VAT: obejmuje wskazane transakcje potwierdzone fakturą od czynnego podatnika VAT, a rachunek ocenia się na dzień zlecenia przelewu. Drugie dotyczy zapłaty z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności, gdy na fakturze są wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Ustawa przewiduje wyjątki od pierwszego z tych wyłączeń (art. 22p ust. 4); część z nich opisuje poradnik o białej liście VAT.

Od 1 stycznia 2027 roku zmieni się art. 22p ustawy o PIT: zniknie wyłączenie kosztu z powodu zapłaty na rachunek spoza białej listy oraz z powodu pominięcia obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. Ten mechanizm rozdziela zapłatę na kwotę netto i VAT. Pozostanie ograniczenie dotyczące zapłaty poza rachunkiem płatniczym.

Istotny jest przepis przejściowy: do płatności wynikających z faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 roku stosuje się dotychczasowy art. 22p. Sama zapłata w 2027 roku nie przenosi więc starszej faktury do nowych zasad. Zmiana kosztowa nie znosi obowiązków wynikających z innych przepisów. Zasady weryfikacji rachunku opisuje poradnik o białej liście VAT.

Koszty uzyskania przychodu na etacie w 2026 roku

Na etacie nie rozliczasz zwykłych wydatków tak jak przedsiębiorca. Podstawowe koszty pracownicze mają wysokość określoną ustawowo.

Podwyższone koszty przysługują, gdy miejsce twojego stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się poza miejscowością zakładu pracy i nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę. Nie możesz też otrzymywać zwrotu kosztów dojazdu, chyba że zwrot został zaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Limity roczne są górną granicą. Nie oznaczają automatycznie prawa do pełnej kwoty przy zatrudnieniu tylko przez część roku.

Zlecenie i dzieło: koszty 20% oraz autorskie 50%

Przy opodatkowanych na zasadach ogólnych przychodach ze zlecenia i dzieła poza działalnością gospodarczą w 2026 roku zwykle stosujesz 20% kosztów. Obliczasz je od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika z twoich środków składki społeczne, których podstawą był ten przychód. Płatnik to podmiot obliczający i pobierający podatek.

Jeżeli udowodnisz, że koszty faktyczne były wyższe, możesz uwzględnić udokumentowane wydatki zamiast kosztów procentowych.

Koszty autorskie 50% nie przysługują automatycznie przy każdej umowie o dzieło. Wymagają przychodu z korzystania przez twórcę z praw autorskich lub rozporządzania nimi albo odpowiedniego przychodu artysty wykonawcy z praw pokrewnych. Przychód musi też pochodzić z działalności wymienionej w ustawie, na przykład twórczości literackiej.

Koszty autorskie oblicza się od przychodu pomniejszonego o odpowiednie potrącone składki społeczne. W 2026 roku łączny roczny limit takich kosztów wynosi 120 000 zł. Limit jest powiązany z górną granicą pierwszego przedziału skali podatkowej. Na 3 listopada 2026 r. ustawa z druku sejmowego nr 3147 została uchwalona przez Sejm, Senat wniósł poprawki, a ustawa nie została ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Przy korzystaniu z określonych zwolnień podatkowych ustawa przewiduje dodatkowo wspólny limit przychodów zwolnionych i kosztów autorskich.

Zasady dotyczące samych umów znajdziesz w poradnikach o umowie zlecenia i umowie o dzieło.

Przykład obliczenia kosztów w 2026 roku

Założenie: przychód z umowy o dzieło poza działalnością gospodarczą wynosi 2 000 zł. Podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, nie ma potrąconych składek społecznych, a zastosowanie mają koszty 20%.

1. Podstawa obliczenia kosztów: 2 000 zł.
2. Koszty: 2 000 zł × 20% = 400 zł.
3. Dochód przed dalszymi odliczeniami: 2 000 zł − 400 zł = 1 600 zł.

To przykład ustalenia dochodu, nie kwoty podatku ani wynagrodzenia do wypłaty.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy każda faktura wystawiona na firmę jest kosztem?

Nie. Wydatek musi służyć przychodom albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła i nie może podlegać wyłączeniu. Dokument zakupu jest tylko jednym z elementów oceny.

Czy koszty obniżają podatek o całą wydaną kwotę?

Nie. Na skali i podatku liniowym pomniejszają przychód przy ustalaniu dochodu. Nie odejmujesz całego wydatku bezpośrednio od podatku.

Czy na ryczałcie odliczysz czynsz i zakupy firmowe?

Nie odliczysz ich jako kosztów uzyskania przychodów. Na ryczałcie wydatki te nie pomniejszają przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Czy umowa o dzieło zawsze daje prawo do kosztów 50%?

Nie. Sama nazwa umowy nie wystarcza. Konieczne są odpowiedni przychód z praw autorskich lub pokrewnych oraz działalność objęta ustawowym katalogiem.

Czy przelew w 2027 roku oznacza zastosowanie nowych zasad kosztowych?

Nie zawsze. Jeżeli faktura została wystawiona przed 1 stycznia 2027 roku, przepis przejściowy nakazuje stosować dotychczasowy art. 22p ustawy o PIT.